企业中实时事件的最佳实践

任何现场活动的成功都取决于五个核心要素:人, 这个计划, 这项技术, 会场, 和 the audience; they all intersect to either make or break an event. 虚拟与会者的增加带来了更大的挑战, 因为你必须为室内和室外的人制作事件. 关键是要使用正确的技术，让现场观众和虚拟与会者很容易接触到，并为他们提供高质量和有价值的体验.

根据我的经验，我可以告诉你最好是好的!

LiveEvent 在过去20年的现场活动中, 我学到了很多事情是如何走向正确和错误的, 从好到坏, 而且越来越糟. 大多数问题都是由那些被忽略的事情引起的:没有在清单上的任务或者没有授权的任务. 他们要么悄悄靠近你，要么在你面前爆炸，我们都知道什么是危险的. 就像他们在现场活动行业说的那样，“你只有在上一场演出中表现得好。."

通过适当的计划和清晰的沟通，你可以避免大多数问题. 最好的节目是那些每个人都知道该怎么做的节目，所以节目顺利结束. 无论你是在工作室还是在现场，如果你想要成功，同样的规则也适用. 成功的关键是你带着一个计划，并强烈劝阻客户不要在最后一刻做出破坏性的改变. 他们可能觉得这没什么大不了的，但你知道的.

规划

制定计划

与你的客户保持一致，让他们在截止日期和财务承诺上达成一致. 让他们了解现场活动的要求. 大多数客户不熟悉他们需要什么技术，但他们知道他们想要的结果. 你的工作就是告诉他们他们需要什么，因为你知道在任何情况下什么是最好的. 从你的客户那里获得尽可能多的关于他们活动的信息，这样你就可以推荐合适的套餐来满足他们的需求和预算.

确定您是否需要多台摄像机而不是单台摄像机制作. 解释它们的区别——以及为什么你可能需要更多的相机, 照明, 集设计, 多个麦克风, 还有额外的工作人员. 如果你的客户的目标是网络直播，并创建一个高质量的视频档案, 对于他们来说，如果每次只有一个演讲者，而不是进行小组讨论，他们更容易理解需求是不同的.

对于每个实时事件，都有可以应用于生产的各种模板. 虽然每种设置都是不同的，但在空间允许的情况下，可以遵循一些标准.

大多数现场活动都在礼堂、会议室、会议中心或舞厅举行. 带着一个关于如何设置你的技术区域的游戏计划进入每个地点, 每个车站在哪里, 什么需要连接到什么. 此外，要确保有备用设备和人员，以防出现技术或物理问题. 不要忘记在现场测试你的网络直播.

让每个人都保持一致的最好方法是准备一份会议记录, 时间表, 和生产总结，包括每一个细节，涵盖整个生产. 给所有人一份作为参考, 在演出前召开一个制作会议，让所有团队都能协调一致.

坚持计划

Go into each show with a scripted game plan; ideally, 这将是展示文档的详细运行，它将映射出展示流程. Your plan should also include setup diagrams that show signal flow; floor plans that show the room layout 和 location of AV, 相机, 照明, catering; 和 any other 文档 such as webcast 信息, 电话表, 生产计划, 以及船员和客户都要遵循的清单.

坚持预算和截止日期

当你开始增加额外的摄像头时，很容易超出预算, 无线麦克风, 上网和断电. 然而, 最大的成本超支来自于没有正确估计产生事件所需的实际时间. 在大多数情况下, 劳动力将是你最大的成本, 如果你不考虑加班(甚至加班)，你就有可能超出预算. 拥有合适的人员比例对于按时完成和预算是至关重要的.

计划一次排练

你知道的越多，做得就越好，而最好的方法就是练习. 除了演讲者能够练习点击幻灯片和适应环境之外, 你需要了解他们的转变, 视频提示, 音乐, 相机的角度, 和阻塞, 还有展览的开幕和闭幕方式. 您的演示者是否需要在音乐上行走，需要在屏幕上显示图形，或者需要互联网接入? 有播音员或VOG吗? Q将如何&A被处理了? 最好提前把这些都想清楚，并和你的主持人和工作人员一起排练. 如果时间允许的话, 试着把剧组人员召集起来开个节目流程会议, 然后和剧组一起进行技术彩排, 然后和每个主持人一起排练. 开始, 中部, 和结束, 还有过渡, 视频卷, 光线的变化, 每个音频和视频提示都要排练.

位置

进行地盘调查

至少提前8周进行一次现场调查，检查数据和a /V端口, 照明电源要求, 索具吊顶高度, 还有窗户和门，用来遮挡光线和噪音. 随身携带数码相机、卷尺和连续性测试仪. 知道你的位置是防止失败的最好方法. 你不仅可以评估空间, but you also get to meet the people who manage 会场; ultimately, 他们是支持你和你的作品的人.

有些场馆会让你带上自己所有的装备, 不收取任何买断费, 但也有其他场馆在灯光和音响方面拥有独家使用权. 它甚至可以在当地国际戏剧舞台员工联盟(IATSE)工会的管辖范围内, 你还需要雇佣工会成员. 如果你是制片人，最好找一个能处理酒店合同的会议策划人. 这样，您就可以专注于AV和活动制作. 但一定要和场地交朋友，包括内部的AV和宴会工作人员. 别忘了你是在他们家里，他们是你成功的关键伙伴. 网站调查最重要的两个方面是获取情报和建立关系.

制作平面图

在现场勘测之后，你将有所有正确的测量来创建空间的平面图. Most hotel event 经理 will have software that allows them to draft a floor plan to scale; 如果可能的话, 在你开始自己的事业之前，你应该先问清楚. 这种方式, 你就可以放置AV设备了, 照明, 以及空间内部和周围的视频部门. 您可以确定摄像机的音频和灯光将在哪里，以及AV团队将如何与酒店宴会工作人员在同一空间内工作.

机组人员

拥有一支优秀的团队(并照顾好他们)

只要有可能，和一个你了解和信任的团队一起工作，他们了解你的业务. 达到目标的最好方法就是和你信任的人在一起, 在该领域的专业人士和专家, 还有你可以信赖的人. 人际关系对你的过程至关重要. 完成工作的关键是授权和尊重专家意见.

你需要依靠你的团队成员来完成他们的工作, 有时, 去承担你的责任, 当你被叫去处理客户问题和处理最后一刻的变化时. 你的现场活动有这么多活动环节, 你不能事无巨细地管理或跟踪每个部门的每一个细节. 你的团队将是那些额外的眼睛和耳朵，发现任何问题，最终把工作做好. 冗余的人员和技术是至关重要的，设备故障是应该预料到的. 备份你的备份确实在紧要关头挽救了一天.

了解自己的角色

你可能是制作人, 导演, 技术总监, 甚至还有摄像师, 或者你也可以雇佣一整个团队. 如果你有船员的话, 最好将其分解为各个独立的部门，这些部门为了共同的目标一起工作，即制作一个现场活动. 每个部门都有一个部门主管和一个工程组成部分.

以下是主要部门和工作人员:

节目制作人有最终决定权，他经常打电话，并为节目买单.

节目导演给节目打电话(也可能是你的视频导演).

视频摄制组包括视频导演, 工程师, 技术总监/切换操作员, 还有摄像师.

音频组应该有一个音频1和音频2操作员.

灯光师包括灯光师、灯光师、电工和索具工.

图形组包括图形1和图形2，可能还有投影和扬声器计时器.

网络工作人员包括网络广播制作人和技术人员.

舞台工作人员包括舞台监督和舞台工作人员.

设置/罢工机组人员在装载、设置、罢工和卸载方面提供帮助.

照顾好你的船员很重要. 带些零食和足够的水来保持精力充沛, 而且一定要为剧组长时间的摄制安排膳食预算. 这是让他们开心和保持警惕的最好方法. 也, 如果你没有和会议策划人一起工作, 确保你有经济型酒店的房间，供工作人员在会场过夜.

人才

了解你的客户

如果您是事件生产者，您确实需要直接与主客户端进行通信. 大多数高管和专业演讲者都有处理人员或沟通人员为他们撰写材料并维护他们的信息. 他们雇佣行政人员直接支持他们并维持他们的日程安排, 以及各种各样的报道人员, 董事, 经理, 和, 好吧, 你懂的. 你和主要客户之间是有层次的，最终，他们就是你为之工作的人. 你是否在计划活动的后勤, 识别技术需求, 制作内容, 或者估算预算, 所有的事情都是从主要客户的需求出发的.

如果你能和主要客户见面，你就能省下很多工作, 提前做好准备, 讨论舞台和展示风格. 和所有的处理者, 你得到了很多经过过滤的信息，浪费了很多时间来浏览这些层. 从事AV和现场活动业务超过20年, 我和成千上万的人一起工作过, 包括高级管理人员, 政府官员, 医生, 律师, 中层管理人员, 前线工作人员, 动机扬声器, 技术人员, 艺术家, 音乐家, 演员, 诸如此类. 通过所有这些相互作用, 我逐渐认识到，最重要的是与演讲者直接沟通.

彩排

现场直播就是现场直播! 没有重来的机会! 从舞台上掉下来, 遥控器坏了, 视频的问题, 死链接是很常见的, 但这些都是可以避免的. 你不可能预见一切, 这就是为什么预演你能预见的事情很重要吗. 技术彩排和人才彩排是成功现场活动的关键. 房地产行业的口头禅是“位置、位置、位置”.我遵循AV咒语，“排练，排练，再排练。."

AV和视频

Video

视频村, 正如它的名字一样, 视频部在哪里, 要么在后台，要么在邻近的地方. 这是导演, 技术总监/切换操作员, 生产商, 工程师, 图形团队, 电影放映师, 和网络广播或视频会议制作人驻留. 这是你设备的中枢神经系统, 信号流和分布, 连接, 互动工具, 还有很多很多的电缆. 如果你正在制作一个网络直播, your video department will look like a remote TV studio; essentially, 就是这样.

对讲机

对讲机是你的致命弱点, 因为你需要清晰的沟通才能指挥你的船员, 作为一名船员, 听从指示. 在大多数情况下, 音频部门将为您设置通信, 通常腰带包和耳机适合麦克风和耳机. 通信的最佳实践是使用A/B通道将视频与制作分开，并为关键工作人员提供A/B带包，以便能够与两个通道通话. 这样，视频导演就可以与摄像师和视频部门单独交谈, audio, 图形, 舞台监督, 还有制作频道的其他工作人员. 它有助于将声串和耳机杂音降至最低.

Audio

音频, 到目前为止, 现场活动中最关键的元素, 在现场表演中，它比视频更重要. 观众可能会原谅视频问题, 但他们通常对糟糕的音频或没有声音是零容忍的. 在结合无线麦克风时，音频也会变得更具挑战性, 电话电话, 多点视频会议室, 网络广播, 和一个现场广播系统.

这就是为什么你需要一个使用各种音频处理器的音频工程师, 压缩机, auto-mixers, 和延迟，以保持音频水平一致，整个空间和您的录音和网络广播.

A1和A2是你们音频部门的两个关键职位. A1管理董事会, A2管理麦克风分配, 检查无线频率, 然后把麦克风剪辑给艺人. 最常用的麦克风是舒尔UHF-R无线话筒(UR1)和无线手持话筒(Beta 87C)。. 有些主持人更喜欢乡下人的耳机, 哪个钩子绕着耳朵，随着你的头转动而移动. 这些麦克风提供了一个更一致的音频水平比lav麦克风, 哪个是夹在男士领带上(就在领结下面)，哪个是夹在翻领上(男女皆可). 夹在翻领上的固有问题是当说话者从一边转到另一边时, 音频电平变化.

大多数音频工程师会使用压缩和自动混音器来管理音频信号和反馈，当演讲者走在扬声器前面或天花板扬声器下面时. So, 确保你的音频团队有足够的时间通过设置正确的EQ水平来调整房间的声学效果.

照明

无论是室内还是视频体验，灯光明亮的表演都是绝对必要的. 眼睛可以看到摄像机看不到的东西, 所以，有戏剧性的灯光不仅会增加你的现场观众的惊喜因素, 但它将有助于保持你的虚拟与会者和视频点播(VOD)观众的参与度.

照明最重要的因素是在你的主体和背景之间创造分离. 而你却不能像面试时那样灵活地用三点照明照亮台上的人, 你应该尽量有一个均匀的舞台清洗和背光, 如果可能的话. 这时你的灯光指导就会根据场地提供解决方案. 天花板很高的大型会议中心与酒店宴会厅不同. 在酒店, 一般来说，你可以在空气墙上放飞一些Leko Source four(固定度椭球形舞台灯), 或者把它们挂在照明树上. 在会议中心, 你很可能需要为你的前灯和背光飞行照明桁架, 这就是你的索具出现的地方. 索具工人将驾驶升降机，并与照明部门一起建造桁架, 挂上灯, 然后把桁架抬到位. 灯光指导将为你的舞台清洗调好灯光, 背光, 以及任何用于效果的装饰照明.

确保你雇了一个灯光指导，使用一个灯板和一些可以编程的仪器来给你一个均匀的舞台清洗(这样主持人就可以在舞台上走动了), 或者小组讨论, (在整个舞台上均匀照明)和LED灯或窗帘加热器，这样你就可以根据配色方案和肤色在演讲者和部分之间进行颜色变化. 戏剧性的灯光会让你的观众保持专注和清醒, 这样他们就不用连续几个小时盯着普通的深色窗帘了.

如果你在一个大的空间里和表演者一起工作，准备好他们会要求一个跟随的位置. 他们可以选择在台上和台下移动, 所以你必须能够用一束聚焦的光来跟随它们，以保持它们对观众和摄像机的照明.

图形

图形团队, 用投影, 监控, 和布线, 能让你的演讲者准时出席吗. 他们可以告诉你屏幕上的东西是什么样子，也可以处理你所有的数字媒体文件和幻灯片. 对于更复杂的节目, this department can have up to four people; for less complex ones, 它可以只有一个. 图形的最佳实践是将所有图形源放在单独的笔记本电脑上，并使用无缝切换器, 比如HD ScreenPro, 切换和转换所有信号源(HD-SDI)的各种信号, HDMI, VGA, NTSC复合标清)到房子的投影仪和屏幕. 您的放映员将根据您的现场活动空间对投影进行缩放和优化, 以及你的录音和网络直播. 图形输入包括主幻灯片(G1), 备份幻灯片(G2), 演示笔记或Prezi演示(G3), 使用Playback Pro (G4)在Mac笔记本电脑上播放视频, iMag主摄像头(G5), 来自视频切换器的节目提要, 还有节目标题的剧照，也就是你的幻灯片.

因为图形部门通常位于视频村的后台或邻近空间, 有足够的监视器来查看预览和程序是很重要的. 给你的视频导演和网络广播制作人一个节目幻灯片，这样他们就知道幻灯片是什么，观众在看什么, 是否幻灯片, video, 或图像放大.

网络广播制作人

只要有合适的空间和网络连接, 你的网络广播制作人可以把每个房间都变成广播工作室. 提前完成所有预直播设备和连接测试，并在现场进行测试，以提高可靠性，这一点非常重要. 备份到您的备份和您的互联网服务提供商的快速拨号，如果连接问题出现. 对于网络广播制作人来说，最好的做法是在后台有一个冗余的编码站和一个电话备份，以防你需要切换到音频和幻灯片网络广播. 我们将在本文的第2部分中详细讨论网络广播制作, 哪些会出现在8 / 9月刊上.

舞台监督

舞台监督指挥舞台上发生的所有动作. 舞台管理人员和导演一起排练，记录镜头遮挡的情况，并为演员提供视觉和语言上的提示, 同时也是节目导演的耳目. 这项工作在公司活动中可能会被低估，但这是一个必不可少的职位. 一个好的舞台监督是头脑冷静、有条理的, 反应很快, 礼貌和自信的完美结合. 在大多数情况下, 舞台监督与演员有最直接的接触，并做了很多让他们放松的事情, 在任务, 和精力充沛. 想想心腹，啦啦队长，和教官三者合二为一.

舞台管理人员在舞台监督的指导下工作, 协助布景变更和道具移动, 还有其他后台活动(比如调暗灯光), 拉开和拉上舞台帷幕).

集

而一些现场活动可能没有舞台或布景设计的预算, 水管和窗帘, 风景, 装饰, 家具, 植物都有助于创造你的空间，可以传达一个亲密或正式的外观. 至少, 黑色丝绒或灰色帷幔, 与装饰舞台灯光相结合, 能创造出更精致的外观，给你的活动带来惊喜吗.

权力

不要忘记做一个能源审计，这样你就可以为你的活动订购正确的电力下降量. 使用电源的最佳做法是安排足够多的单独的电源下降，以保持你的部门分开，这样你就不会在演出期间击穿电路并失去电源. 你永远不想满足的主要要求是墙壁功率, 宴会上主要用哪种来加热食物和咖啡. 如果你把电源插到墙上，墙另一边的烤面包机出了故障，可能会绊倒你的主扬声器或照明设备. 所以，一定要要求蜘蛛箱额定20安培每个扭锁. 小型演出, 我订了四个蜘蛛盒，这样视频, audio, 投影, 每个灯都有自己的20安培电路. 对于大型演出，我已经订购了多达12个. 你的灯光指导和视频工程师可以作为你的电工，帮助分配部门之间的电力, 但是对于有很多灯光的大型演出, 一定要带一名电工来帮助你和内部工程师一起工作，把电源丢到你所有的部门.

生产

避免最后一刻更改

一般来说，应该避免最后一刻的改变. 纠正幻灯片上的一个错别字，或者对舞台上的一个元素做一点改动，通常不会打乱计划, 但是在最后一刻添加新内容——比如一个全新的幻灯片, 文件, 或者视频，或者在最后一刻连接笔记本电脑都可能导致问题. 虽然这对你的客户来说似乎不是什么大事, 最后一分钟的变化确实会对制作产生影响——灯光和摄像机的位置可能需要调整, 舞台元素可能是可访问的，也可能不是, 等. 如果你没有时间测试或练习, 最后一刻的改变可能会让你难堪, 让你的演示者和客户看起来很愚蠢. But always be prepared for last-minute changes; if there's time, update your script 和 rehearse. 但要知道什么时候该说, "No, 我们没时间了,“因为没有什么比在直播中犯重大错误更糟糕的了.

做好准备，并随时准备备份

正如童子军的座右铭所说:“做好准备.“不仅用于紧急情况，还用于任何旧东西. 任何事都有可能发生. 主持人的无线麦克风可能会坏掉. 你可能会失去权力. 确保你有备用麦克风和可靠的电源. 如果光线充足的话, 确保你有一个首席电工，他可以管理所有灯的电力需求，这样你就不会跳闸或击穿电路. 对图形, 通常会有一台主电脑和一台备用电脑来运行幻灯片, 并且总是在舞台上布线. 你永远不知道什么时候演讲者会带着自己的笔记本电脑来，并有他们想要播放的视频, 因此，电缆已经设置将挽救这一天.

记录

一定要用高质量的格式录制你的节目. 永远不要依赖在线版本作为主文件. 网络直播非常适合现场直播, 但是对于点播观看, 最好直接从你的高清母版中生成一个高质量的编辑版本.

我对现场活动的最佳记录方法是录制一段由你的导演要求的全屏剪辑，包括所有的摄像机, 图形, 较低的三分之二, 还有视频播放. 对于网络直播, 你发送相机的iso到你的视频窗口(偶尔当你没有图像的节目馈送)，因为对于大多数网络广播, 你发送幻灯片, 文档, 视频在一个单独的窗口.

网路广播

捕捉您的视频和音频信号在最高的质量，你可以为您所需的输出. 高清技术很棒, 当低于300Kbps的低带宽流可以更好地扩展并且仍然可以提供高质量的观看体验时，对于大多数企业环境来说，这是不切实际的. 你的视频部门将负责所有的视频拍摄, 上下转换, 和记录.

音乐

就像灯光为你的活动增添了戏剧性的效果一样，音乐也是如此. 人们总是对好的音乐有积极的反应，因为它增加了节奏、旋律和情感. 用合适的“行走”音乐来搭配你的布景和灯光，可以营造出你想要达到的情绪. 为主持人播放欢快的“往前走”音乐有助于他们在上台时充满活力，也让观众感到有趣.

摄影

总是拍摄你的设置和现场事件的照片. 无论您是使用移动设备还是聘请专业摄影师, 用高质量的照片记录你的活动可以帮助你的客户进行营销. 它提供了您可以在将来的事件中参考的文档. Go crazy; take pictures of everything you can, 因为这一切最终都变成了你以后可以使用的智慧. 全景照片也很棒，这样你就可以360度全方位地看到整个舞厅.

随遇而安

“演出必须继续”这句演艺界的老话在这里也适用. 不管发生什么, 有一群观众等着接受教育, 通知, 和娱乐, 所以你必须兑现承诺. 事实上，一个事件是现场直播的，这使得它更容易，也更困难. 没有二次拍摄. 当不该发生的事情发生时，就没有回头路了. 当你活着的时候, 当主持人迟到或脱稿时，你必须配合, 或者是设备故障, 一名机组人员打电话请病假, 或者出现任何意外情况. 关键是要保持冷静的头脑，做一个领导者，不要让他们看到你流汗.

列一张“下次”清单

无论你多么努力地避免犯错(有你所有的计划和团队在你身边), 什么时候会出问题. 人们一次又一次地说，那些不从错误中吸取教训的人注定要重蹈覆辙. 这就是为什么你应该总是列出你下次活动要做的事情. It may not even be a list of blunders; it may be tweaks in the production to make it better next time. 对于制作人来说，你的列表将成为你制作未来事件的最佳工具. 从技术细节到生产设计, 您可以使用您的列表作为未来计划和评估的起点. 你甚至可以用你从下次任务列表中学到的东西来写一篇文章.